Als separater Teil des Nachtragsmanagements ist die konkrete Nachtragsprüfung auftraggeberseitig reibungsfrei zu implementieren.
Bevor mit der Prüfung von Nachträgen begonnen wird, ist eine gezielte Vertragsanalyse und die Aufarbeitung der Auftragskalkulation notwendig. So ist immer wieder festzustellen, dass zwar eine Angebotskalkulation vorliegt, aber gerade vor dem Hintergrund intensiver Verhandlungen keine Auftragskalkulation abgerufen wird und daher Nachträge auf Basis einer nicht stimmigen „Urkalkulation“ gestellt werden. Es hat sich als hilfreich erwiesen, gemeinsam mit den Auftragnehmern die Auftragskalkulation zu öffnen und Kalkulationsstammdaten anzulegen, aus denen die kalkulierten Zuschlagssätze, die Umlagen und die Verteilung der Gemeinkosten ersichtlich werden. Falls noch nicht geschehen, sollte spätestens jetzt ein vollständiger Vertragsordner je Auftragnehmer zusammengestellt werden.
Die eigentliche Prüfung der Nachträge erfolgt zunächst unter baubetrieblichen und bautechnischen Gesichtspunkten und ist stark durch die vertraglichen Regelungen geprägt.
Das Ergebnis der Prüfung eines Nachtrags wird in Form eines systematischen Erläuterungsberichtes festgehalten.
Für den Verlauf eines Projektes ist unabdingbar, dass über ggf. auftretende Störungssachverhalte konstruktiv und zeitnah, gemeinsam befunden wird. Es liegt in der Natur der Sache, dass bei beiden Vertragspartnern zum Teil unterschiedliche Beweggründe zur möglichen Interpretation der vorliegenden Vertragsunterlagen führen. Jedoch ist diesen vorhandenen Beweggründen durch eine sachliche und rein strukturiert durchgeführte Aufarbeitung in der Regel zu begegnen.
Ergänzend wird die übermittelte Nachtragskalkulation mittels einer Kontrollkalkulation geprüft.
